學校使用雲端資通服務(如 Google 表單等)蒐集個人資 料時,可能因設定不當而增加個資外洩及資安風險,請各校使用資通系統或雲端資通服務蒐集教職員、學生及家長 個人資料者,應注意旨揭事項,以「最小化」為原則降低風險
學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務(如 Google 表單、 Microsoft Forms 等問卷調查服務)涉及蒐集個人資料者,應注意 下列事項:
(一)資料蒐集最小化:僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要 之個人資料,處理及利用時,不得逾越特定目的之必要範 圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
(二)存取控制:應注意檔案存取權限設定,應採最小權限原則, 僅允許使用者依目的,指派任務所需之最小授權存取。
(三)使用雲端資通服務者,應詳閱設定內容,不宜使用者共同編 輯個人資料檔案清冊,並應注意避免設定允許顯示其他使用 者作答內容(如 Google 表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他 作答內容」),避免使用者能瀏覽其他使用者資料,造成個人 資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查,並實際操作測 試,確認無誤後再行發布。
(四)傳輸之機密性:網路傳輸應採用網站安全傳輸通訊協定 ( HTTPS )加密傳輸,並使用 TLS 1.2 以上版本傳輸。
(五)資料儲存安全:如涉及蒐集個人資料保護法第 6 條之個人資 料或其他敏感個人資料,應以加密方式儲存。
(六)應訂定個人資料保存期限,並於期限或業務終止後將蒐集之 個人資料予以刪除或銷毀,避免個人資料外洩。
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